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评标专家自动抽取通知及签到管理系统



广州市*****交易中心

评标专家自动抽取通知及签到管理系统功能


1.    系统功能概述

系统主要包含以下几个功能模块:评标专家信息管理模块、投标人信息录入模块、专家抽取条件设置及抽取通知模块、评标专家签到管理模块、信息统计模块。各功能模块间相互独立,由不同的职能部门或操作人员按不同的权限分别操作管理。


评标专家信息管理模块独立于专家抽取通知模块之外,通过导出、导入的方式实现评标专家数据信息与抽取系统间的交互。评标专家信息对于专家抽取系统来说是封闭保密,专家抽取系统的操作人员无法知道专家库的情况。专家抽取操作人员根据项目要求设置专家抽取条件,专家抽取程序自动随机地指派专家,并通过统一的语音通知电话通知专家,根据专家手机按键反馈信息确定评标专家是否参加。抽取过程中及抽取结果中的评标专家信息都是加密的,任何人员都无法知道评标专家的信息。只有当该项目的所有评标专家都到达交易中心并签到后,系统才自动将评标专家信息打印输出,供各方签字确认。

投标人信息录入模块、专家抽取条件设置及抽取通知模块、评标专家签到管理模块将部署在独立的服务器上,运行于内部局域网中,最大程度地规避计算机病毒等外部环境因素对整个系统造成的潜在影响。

各模块功能独立、清晰,各子系统间自动实现数据流转与共享。系统界面设计美观、大方,操作直观、使用简便,便于操作人员的理解与使用,多个功能结合到同一个界面中,简化操作人员的工作。

2.  评标专家信息管理模块

该模块提供对评标专家基本资料信息的管理与维护。评标专家基本信息包括:编号、姓名、性别、身份证号、出生年月、职称、执业资格、专业、电话(手机)、单位(一个专家可以对应多个单位)、指纹、地区、简历(该专家所擅长的专业等信息)、信用记录(不良行为记录)等信息。

该模块独立于专家抽取系统之外,不部署在专家抽取系统所在的局域网中。同专家抽取系统间的数据交互,采用导入导出的方式实现。评标专家信息管理部门对评标专家信息资料录入确认后,可由系统导出,通过光盘、U盘等数据存储介质拷贝、导入到专家抽取系统中,供抽取系统使用。专家抽取系统可以查看评标专家基本信息资料,但不能进行修改、编辑。

专家信息由经授权的操作人员输入系统,具有审核权限的管理人员对输入的评标专家资料进行审核确认后,该评标专家资料才作为正式有效的记录,被专家抽取系统所利用。如对专家信息资料进行了修改,也必须经审核人员确认后才能重新被系统认定为有效专家。未经审核确认的评标专家资料将不能导出被专家抽取系统所使用。

提供指纹采集功能《需配合有硬件支持》,对专家指纹信息进行登记管理,供专家签到模块使用。

提供专家基本信息打印功能。

同现有评标专家抽取系统配合提供评标专家信息导入功能。

专家管理模块和专家抽取模块可以独立授权,分别由不同的人员使用

3.   投标人信息录入模块

该模块是为方便专家抽取条件设置中,能够准确、快捷的设置回避专家而提供的功能。

招标代理机构在收标前通过该模块建立开标工程项目基本信息,信息内容包括:项目名称、招标单位、代理机构、投标人单位等。代理机构在收取投标人投标文件的同时,对应该项目直接录入投标人单位全称,系统将把录入的投标单位自动列为回避单位侯选提供给专家抽取条件设置人员参考。以此来确保系统设置的回避的评标专家的准确性并提高工作效率。

4.    评标专家抽取通知模块

该模块用于评标专家的抽取通知管理,包括专家抽取参数的设定,专家自动抽取、电话语音通知功能等。

4.1.    系统操作人员权限管理

每个系统操作用户都使用帐号、密码方式登录,以确保系统登录的安全性。

系统权限包括:操作用户管理、专家资料导入、专家信息查询、评标专家条件设置及抽取。

4.2.    评标专家抽取条件设置

截标后,由相关人员通过此模块设置该项目所要抽取的评标专家需满足的条件。条件内容包括:商务标还是技术标的选择、要求评标专家的数量、专业(可多选)、需要回避的专家单位设置、专家所属地区、专家到达时间要求等条件设置。并提供条件的新增、修改、删除功能。

能根据商务标和技术标分别设定评标室,用于专家签到时通知使用。

系统根据设置好的条件列出回避专家名单及满足条件的专家人数,并提供报表打印功能,打印输出供各方签字确认。

4.3.   评标专家随机抽取功能

该模块提供自动随机抽取评标专家的功能。

待抽取项目的条件设置完毕,经各方确认后,即可进行专家抽取工作。操作人员点击三台条件设置中的一台电脑上的专家抽取按钮即可进行所有项目的自动抽取。

该模块根据预先设置的评标专家专业等条件要求,结合评标专家管理系统中的专家信息,采用科学的均匀分布概率机制随机抽取产生评标专家。系统根据设置的条件从专家库中随机抽取出满足条件要求的专家,并通过语音通知技术自动拨打专家手机,专家根据语音提示按键确认是否参加评标会,系统自动记录专家抽取通知的结果。系统循环执行该过程,直到确认参加评标会的专家满足条件要求的人数为止。

系统动态反映专家抽取情况,使操作人员随时了解系统抽取、通知情况。抽取信息中,专家姓名、单位、联系电话(固定信息)等都是处于加密状态,操作人员只能看到抽取通知的结果,即是否确认参加等信息。

抽取通知系统提供多项目同时抽取通知功能,同一个项目不受技术标、商务标的影响可同时抽取,提高专家抽取的工作效率。

系统支持不同类别的招标项目分阶段抽取。如可先设置设计类项目的抽取条件并开始抽取,在抽取过程中设置施工类项目的条件,设置好后不必等到设计类的抽完就可开始抽取新项目的专家。

备注:可以多个项目同时抽取,抽取条件设定可以与抽取服务分离。语音卡安装在服务器上,根据需要选择语音卡的型号(支持电话线路的多少)。原则上电话线路越多,抽专家时间越短,但整个抽取过程的时间长短将取决于多方面因素影响。

4.4.    评标专家补充抽取功能

如果通知确认参加评标的专家超过通知到达时间没有签到时,专家抽取系统视为该专家缺席,由系统自动识别缺席专家的商务或技术专业自行补抽及通知,重新通知满足条件的其他专家参与评标,通知专家到达时间为原通知到达时间后的一小时。

如果通知确认参加评标的专家因为特殊原因确实无法参加评标会,抽取工作人员录入该专家的身份证号码,系统自动修改该专家不能参加评标会,并自动进行专家补抽,补抽专家的通知到达时间为当前时间后的一小时。

所有专家都签到后,系统可自动打印输出该项目专家抽取、报到情况供各方签字确认,同时系统对该项目的抽取、签到情况进行保存,作为日后统计、汇总的依据。

4.5.        评标专家电话语音自动通知功能

系统设计采用电话语音通知技术自动通知评标专家,系统自动根据专家的按键判断专家是否参加评标,整个过程无需人为参与。语音通知内容及流程如下图所示



专家抽取的结果加密后自动传输到评标专家签到模块中,供签到确认时使用。

4.6.      确认参加评标专家短信通知功能

抽取到满足评标条件要求的所有专家后,自动启动短信通知系统,将评标地点、到达时间等再次以短信的方式通知确认参加评标会的评标专家。

短信内容:“您好!这是广州市*****交易中心评标专家抽取通知系统,您已确认参加评标会,请于□□月□□日□□点□□分前到广州市*****交易中心参加评标会。”(短信内容可根据实际使用情况进行修改)

5.  评标专家签到模块《这功能是独立的,需要配合指纹机器和门禁硬件设备》

专家签到管理模块自动共享评标专家抽取信息,验证专家指纹,对评标专家到达情况进行记录,并自动提示专家进入哪间评标室评技术标或商务标。

评标专家到达交易中心后,通过专家签到功能验证指纹,确认专家身份,并通过语音提示的方式告知专家进入的评标室,参加商务还是技术标的评审。

对于不能通过指纹验证签到的专家,系统提供通过输入专家身份证的方式进行验证签到。

专家签到处设在评标区的入口处,专家通过指纹签到系统验证指纹成功后,签到系统发出指令控制门禁机开锁,专家即可直接进入评标区。

对于代理机构的人员,可通过交易中心管理员在门禁管理系统中发卡,持卡在门禁机上验证,刷卡进入评标区。

6.     信息统计模块

信息统计模块可根据专家抽取及签到的历史记录,可以根据时间范围、专家进行查询,可以统计每个专家参与项目评标工作次数,通知到达率,参与评标次数等。



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